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六西格玛项目管理工具---甘特图

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前言

工作效率和时间管理领域，甘特图绝对是元老级别的存在！它起源于第一次世界大战期间，但却没有被用于项目管理和工作计划，而是作为一种计划批量生产的生生产规划工具而成熟。它最初通过将时间序列的生产要求与各个项目部分相连接，进一步确定每日生产量。甘特图的简单和易理解，让很多知名企业用甘特图做工作计划！

在开始新项目之前，重要的是要有明确定义的目标和准则。没有这些划定的步骤，任务和截止日期，项目将朝着多个方向发展，而不是专注于最终结果。最终，这将花费宝贵的时间和金钱。

如果您正在寻找一种可视化任务，并使团队在项目过程中保持正常状态的方法，则应使用甘特图。让我们进一步了解这个功能强大的工具，该工具可以帮助您保持项目的及时性和重点。

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什么是甘特图？

甘特图是项目中需要在设定的时间内完成的任务的直观视图。甘特图可用于计划各种规模的项目。它们将始终显示项目的开始和结束日期，甚至还可以帮助您查看在给定的一天中必须完成的工作。

良好的甘特图应能为您的项目提供有效的概述，包括：

1. 您需要完成哪些任务;

2. 任务需要完成的顺序;

3. 每个任务应花费多长时间;

4. 在项目期间完成了多长时间的任务。

甘特图可以通过多种方式创建。幸运的是，Minitab Workspace提供了两种不同类型的甘特图模板，标准的甘特图（如下所示）和任务甘特图，它们是该软件中90多种工具的一部分。

因此，现在您知道什么是甘特图，但是为什么要使用它呢？

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甘特图的作用

甘特图不仅是获取项目的组织概览的直观工具。甘特图还具有以下优点：

1. 增强沟通

尤其是在许多人远程工作的时代，沟通至关重要。甘特图可以改善团队沟通，因为项目经理可以看到谁在项目的给定部分中工作，向他们提供反馈并轻松地协调信息。

当每个人都使用标准的甘特图模板（例如Minitab Workspace中的版本）时，沟通甚至会更加强大。甘特图也非常适合与高管和利益相关者交流高级计划和状态更新，而任务甘特图（如下所示）则更好地显示和与工作团队更详细地交流工作进度。

2. 避免资源过载

甘特图的另一个主要优点是它们可以防止资源过载。当在许多任务中使用的资源太少时，就会出现许多团队问题。甘特图可以帮助您有效地管理资源，确保没有团队成员负担过重。

3. 跟踪进度的能力

使用甘特图，您可以确保遵守时限。您可以轻松查看所有正在进行的任务以及相对于某些项目里程碑的进展情况。单独使用此功能有助于使甘特图对于任何项目都是必不可少的。

Minitab Workspace中的里程碑功能特别有用，因为它使您可以以清晰的书面格式轻松跟踪，更新和查看整个项目中的这些关键项目检查点。

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甘特图包含什么？

现在您已经准备好启动甘特图，您需要知道正式包含的内容。每个都有几个关键组件：

1. 项目何时开始;

2. 项目的各种任务包括什么;

3. 谁被分配从事每个单独的任务;

4. 当任务应该开始和完成时;

5. 每个任务需要多长时间;

6. 某些团队是否应该在给定项目上进行协作和合作;

7. 项目何时结束。

随着项目的开展，团队成员和经理都可以查看他们分配的任务并直观地看到进度，这可以帮助每个人查看他们的工作相对于项目或特定工作流中其他任务的位置。

在Minitab Workspace中创建甘特图时，最酷的功能之一就是任务列表。如下所示，此书面列表包括甘特图中的所有任务，同时避免了不必要的混乱，并且每个人都易于理解。在此任务列表中进行的任何更改也将立即反映在甘特图中，因此所有团队成员的视觉状态始终是最新的。

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如何绘制甘特图？

说到绘制甘特图，首选的工具自然是这款项目管理绘图神器-Project。

这款由微软出品的通用型项目管理软件，在国际上享有盛誉，凝集了许多成熟的项目管理现代理论和方法，可以帮助项目管理者实现时间、资源、成本的计划和控制。

打开Microsoft Project，界面如图1所示。先添加任务名称，填写预估完成该项目需要的工期，如下截图2。默认工期是1天，你可以通过下拉框来调整工期数，也可以直接单击该框，修改数字。

开始时间默认是系统当天时间，完成时间是工具自动根据工期算好的。如果要修改开始时间，可以点击图1 中标红的按钮就会出现日期选择框。也可以先填写完成时间，开始时间会根据工期自动进行计算。

这是不是很方便呢，再也不用打开日历一天天地计算日子了。填写完这些信息，你就会发现右边出现如截图2中标红的进度条了。

按照以上方法添加第二个任务。你会发现有个“前置任务”列，顾名思义，这列就是用来标志任务之间的先后顺序的，只要把他的前置任务的序号填写在这里就可以。如下截图中配置的是串行的顺序。

如果是并行的任务，如下截图中标红的框，你就会发现只要修改前置任务就可以达到这样的效果。

按照以上顺序就完成了项目计划的制定。甘特图也就诞生了!

是不是感觉so easy?

随着项目的实施，就要不定时的更新该甘特图，填写上实际的进度。那在项目实施的过程中该怎么根据该甘特图跟踪项目的进度呢？

如下截图1，双击标红框中的任意区域，会出现图2，在图2 的标红中，填写上“完成百分比”，点击确定就可以了。这时候你就会发现右边的甘特图发生如下图3的变化。

图1

图2

图3

当然，经常能见到各种Excel大神做出令人匪夷所思的神图出来，比如这个大神：

那么万能的Excel能否用来绘制甘特图呢？

当然可以！比如我们要绘制一个物流项目进度表：

1. 选中数据区域（如图所示）——点击插入——推荐的图表——堆积条形图

2. 点击图表工具——设计——选择数据，如图1

轴标签区域改为——确定项目......如图2

图1

图2

3. 图例项（系列）编辑——添加

系列名称——开始时间

系列值——9月10日.......

4. 点击如图的箭头——把开始时间调整到耗费天数的上面。

5.双击（确定项目所在的坐标轴）——设置坐标轴格式——逆序类别。

把图表整个上下调整。

6.确定开始时间9月10日和完成时间10月8日的常规值备用。

右击——设置单元格格式——常规（9月10日=41892）

10月8日=41920

7.双击——设置坐标轴格式——坐标轴选项。

最小值——9月10日=41892

最大值——10月8日=41920

差值=28

主要刻度线数目=（最大值-最小值）/主要刻度单位值

刻度数目（7）=（41920-41892）/单位=4。

8. 双击——设置数据系列格式——填充——无填充。

9.如图添加主轴主要水平网格线。

双击网格线——设置主要网格线格式——实线——颜色——短划线类型（短划线）。

甘特图就做好了。

尽管同样实现了甘特图的主要功能，然而绘制过程和细节的调整比较繁琐，推荐Excel达人（“表哥”“表姐”）们使用。

工欲善其事，必先利其器。作为一名合格PM，兵器库里怎么可以没有甘特图？

注：本文来源于网络，版权归作者所有，如有侵权，请联系删除。

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